Dokumenten-KI Ablage, die mitdenkt
Dokumentenmanagement mit KI: eine Ablage, die jedes Dokument liest und an Fristen denkt
Die Dokumenten-KI ist Dokumentenmanagement mit KI für Ihr Unternehmen: Sie liest Rechnungen, Verträge und Schriftverkehr, auch gescannte, und schlägt die passende Ablage vor. Beträge, Fristen und Kundennummern zieht sie heraus, Auffälligkeiten markiert sie, und Fragen beantwortet sie mit Quelle.
Individuell für Ihre Ablage eingerichtetAuf Wunsch mit lokalem KI-Modell
- Eingang
- Erkannt
- Geprüft
- Abgelegt
[ 01 ] Das Problem
Die Unterlagen sind da, nur findet sie niemand rechtzeitig
Rechnungen kommen per Mail, Verträge liegen im Schrank, Protokolle auf dem Laufwerk und Scans in einem Ordner namens „Neu“. Jedes Dokument ist irgendwo abgelegt, aber selten dort, wo man es sucht.
Das kostet jeden Tag Zeit: beim Sortieren, beim Abtippen von Beträgen und Kundennummern, beim Suchen nach dem einen Vertrag. Teuer wird es, wenn eine Kündigungsfrist unbemerkt verstreicht oder eine Rechnung durchgeht, die deutlich höher ist als sonst.
Suchen statt arbeiten
Welcher Vertrag, welche Fassung, welcher Ordner? Wer ein Dokument braucht, fragt Kollegen oder klickt sich durch Verzeichnisse.
Abtippen von Hand
Betrag, Rechnungsnummer, Laufzeit: Angaben, die im Dokument stehen, werden trotzdem noch einmal in Listen und Programme übertragen.
Fristen verstreichen still
Kündigungsfristen stehen im Kleingedruckten. Bemerkt werden sie oft erst, wenn sich ein Vertrag schon verlängert hat.
Eine Dokumenten-KI liest mit, bevor abgelegt wird. Sie ordnet zu, holt die wichtigen Angaben heraus und meldet sich, wenn etwas auffällt.
[ 02 ] So funktioniert es
Vier Schritte vom Posteingang zum intelligenten Archiv
Die Dokumenten-KI arbeitet im Hintergrund. Sortieren und Auslesen übernimmt das System, prüfen und entscheiden weiterhin Menschen.
Einsammeln
Dokumente kommen per Drag and Drop, aus einem überwachten Ordner, aus einem eigenen Postfach oder über eine Schnittstelle. Ihre Mitarbeiter legen ab wie bisher.
Lesen
Die Texterkennung macht auch Scans und Fotos durchsuchbar. Die KI erkennt die Dokumentart und zieht Betrag, Datum, Frist und Kundennummer heraus.
Prüfen
Vorschläge für Kategorie, Ordner und Schlagworte landen mit Angabe der Sicherheit im Prüfstapel. Eindeutige Fälle übernehmen Sie gesammelt, unklare einzeln.
Nutzen
Abgelegte Dokumente sind im Volltext durchsuchbar, Fristen erscheinen als Erinnerung, und Fragen an den Bestand beantwortet der Chat mit Quelle.
[ 03 ] Funktionen
Was Ihre Dokumentenverwaltung mit KI leistet
Jede Dokumenten-KI wird für Ihre Dokumentarten, Ordner und Abläufe eingerichtet. Diese Bausteine setzen wir am häufigsten ein.
Vier Eingangswege
Drag and Drop im Browser, überwachter Ordner, eigenes Postfach mit Regeln oder Schnittstelle: Dokumente kommen dort an, wo sie ohnehin entstehen.
Texterkennung auch für Scans
Gescannte Briefe und fotografierte Belege werden gelesen und durchsuchbar gemacht. Die Originaldatei bleibt unverändert erhalten.
Ablagevorschläge mit Prüfstapel
Die KI schlägt Kategorie, Ordner und Schlagworte vor und zeigt, wie sicher sie ist. Eindeutige Vorschläge übernehmen Sie mit „Alle übernehmen“.
Metadaten automatisch
Betrag, Rechnungsnummer, Datum, Frist und Kundennummer werden herausgelesen und als Felder gespeichert, eigene Felder inklusive.
Volltextsuche mit Filtern
Jedes Wort in jedem Dokument ist auffindbar, kombinierbar mit Filtern nach Kategorie, Zeitraum und Status. Häufige Suchen lassen sich speichern.
Ampel für Auffälligkeiten
Neue Rechnungen werden mit früheren verglichen. Liegt ein Betrag weit über dem üblichen Schnitt, markiert die Ampel das Dokument zur Prüfung.
Vertragsfristen im Blick
Laufzeiten, Vertragsenden und Kündigungsfristen werden erkannt. Rechtzeitig vor Ablauf erinnert das System die zuständige Person.
Fragen an Ihre Dokumente
„Welche Verträge verlängern sich zum Jahresende?“ Der Chat antwortet aus Ihrem Bestand und nennt die Dokumente, aus denen die Antwort stammt.
Versionen und Dubletten
Jede neue Fassung wird als Version gespeichert, frühere bleiben abrufbar. Wird ein Dokument doppelt hochgeladen, weist das System darauf hin.
Kommentare am Dokument
Rückfragen, Notizen und Entscheidungen stehen direkt am Dokument, statt in einer Mail, die später niemand mehr findet.
Workflows per Klick
Auslöser, Bedingung, Aktion: etwa Rechnung über einem Betrag erkannt, Freigabe anfordern. Abläufe entstehen im visuellen Editor ohne Programmierung.
Export für die Steuerberatung
Belege eines Zeitraums lassen sich gesammelt mit ihren Metadaten exportieren, für die Steuerberatung oder die Buchhaltung.
[ 04 ] Einsatz
Wo KI-gestütztes Dokumentenmanagement Arbeit abnimmt
Überall dort, wo viele Dokumente hereinkommen und einzelne davon Fristen, Beträge oder Pflichten enthalten.
Buchhaltung und Einkauf
Rechnungen und Lieferscheine werden erkannt, ausgelesen und abgelegt. Ungewöhnliche Beträge fallen vor der Zahlung auf.
Immobilien und Hausverwaltung
Mietverträge, Nebenkosten und Handwerkerrechnungen je Objekt, mit Fristen für Kündigung, Anpassung und Wartung.
Kanzleien und Beratung
Akten, Schriftverkehr und Bescheide durchsuchbar, mit Fristen und Antworten aus dem Bestand, auf Wunsch mit lokalem KI-Modell.
Personalabteilung
Verträge, Bescheinigungen und Nachweise je Person, in Ordnern, in die nur berechtigte Personen hineinschauen.
Technik und Qualität
Wartungsprotokolle, Prüfberichte und Zertifikate je Anlage, mit Erinnerung, bevor ein Nachweis abläuft.
Geschäftsführung
Alle Verträge über einer Summe, alle auslaufenden Fristen, alle Auffälligkeiten: eine Frage im Chat statt einer Suche durch Ordner.
[ 05 ] Anbindung und Sicherheit
Dokumentenmanagement mit KI, datensparsam und unter Ihrer Kontrolle
Dokumente enthalten Verträge, Personaldaten und Zahlen. Deshalb legen wir Eingangswege, Rechte und Betriebsform von Anfang an gemeinsam mit Ihnen fest.
Anbindung an Ihre Systeme
- Postfächer ein eigenes Postfach mit Regeln nach Absender, Betreff und Anhang, Anhänge werden automatisch übernommen.
- Netzlaufwerke und Scanner überwachte Ordner übernehmen alles, was Scanner und Mitarbeiter dort ablegen.
- Buchhaltung und ERP-System Belege und Metadaten lassen sich übergeben, per Schnittstelle oder regelmäßigem Export.
- Offene Schnittstelle andere Programme können Dokumente hochladen, abfragen und Ergebnisse abholen.
- Bestehende Archive vorhandene Bestände lassen sich übernehmen und nachträglich auslesen, den Umfang klären wir vorab.
Sicherheit und Datenschutz
- Betrieb auf Wunsch in Deutschland auf einem Server in Deutschland oder in Ihrem eigenen Rechenzentrum.
- Lokales KI-Modell möglich Texterkennung, Einordnung und Chat können vollständig im Haus laufen.
- Ordnerrechte je Rolle wer welche Ordner und Kategorien sieht, legen Sie fest, auch für den Chat.
- Protokoll jeder Aktion Upload, Änderung, Freigabe und Löschung werden mit Person und Zeitpunkt festgehalten.
- Papierkorb statt Verlust gelöschte Dokumente landen zuerst im Papierkorb und lassen sich wiederherstellen.
[ 06 ] Ablauf
So entsteht Ihre Dokumenten-KI
Ein klarer Weg vom ersten Gespräch bis zum laufenden System, mit festem Angebot und Prototyp, bevor programmiert wird.
Erstgespräch
Sie schildern Ihre Abläufe, wir hören zu und stellen die richtigen Fragen. Danach wissen beide Seiten, welches Problem die Software zuerst lösen soll.
Antwort innerhalb von 24 StundenKonzept und Angebot
Wir beschreiben Module, Rollen und Schnittstellen und legen Umfang, Zeitplan und Budget gemeinsam und schriftlich fest.
Festes Angebot vor ProjektstartPrototyp und Entwicklung
Sie sehen früh einen klickbaren Prototyp mit Ihren Begriffen und begleiten jeden Entwicklungsschritt, bis die Lösung im Alltag trägt.
Klickbar, bevor programmiert wirdLaunch und Betreuung
Nach dem Start kümmern wir uns um Updates, Sicherheit, Backups und die nächsten Module, wenn Ihr Unternehmen wächst.
Wartung nach Bedarf
[ 07 ] Häufige Fragen
Fragen zum Dokumentenmanagement mit KI
Ihre Frage ist nicht dabei?
Rufen Sie uns an oder schreiben Sie uns. Wir antworten innerhalb von 24 Stunden.
0211 38731419info@theoneagency.de
Projekt kalkulierenWas ist Dokumentenmanagement mit KI?
Ein Dokumentenmanagement mit KI legt Dokumente nicht nur ab, sondern liest sie. Es erkennt die Dokumentart, zieht Angaben wie Betrag und Frist heraus, schlägt die Ablage vor und macht den Inhalt durchsuchbar. Dazu kommen Fristenerinnerungen, Hinweise auf Auffälligkeiten und ein Chat, der Fragen mit Quelle beantwortet.
Kann die KI Verträge automatisch prüfen?
Sie kann Verträge lesen und die wichtigen Angaben herausziehen: Laufzeit, Vertragsende, Kündigungsfrist, Leistungsumfang und Beträge. Vor Ablauf einer Frist erinnert das System die zuständige Person. Die rechtliche Bewertung bleibt bei Ihnen oder Ihrer Beratung.
Wie erkennt das System Fristen?
Die KI liest Datumsangaben und Formulierungen wie „Kündigung drei Monate zum Jahresende“ und leitet daraus den Stichtag ab. Jede erkannte Frist erscheint mit Fundstelle im Dokument und kann vor der Übernahme geprüft werden.
Legt die KI Dokumente ohne Kontrolle ab?
Nur wenn Sie das wollen. Jeder Vorschlag kommt mit einer Angabe, wie sicher die KI ist. Sie legen fest, ab welcher Sicherheit automatisch abgelegt wird und was im Prüfstapel auf eine Freigabe wartet.
Lassen sich Dokumente mit KI verarbeiten, ohne dass sie das Haus verlassen?
Ja. Texterkennung, Einordnung und Chat können mit einem lokalen KI-Modell arbeiten, sodass kein Dokument Ihr Haus verlassen muss. Auf Wunsch läuft das System auf einem Server in Deutschland oder in Ihrem eigenen Rechenzentrum.
Können wir unser bisheriges Archiv übernehmen?
Ja. Vorhandene Bestände aus Laufwerken, Postfächern oder einem bisherigen System lassen sich einlesen und nachträglich auslesen. Wie aufwendig das ist, hängt von Menge und Zustand ab, das klären wir vor dem Angebot.
Wie lange dauert die Einführung?
Das hängt von Dokumentarten, Eingangswegen und Schnittstellen ab. Individuelle Software braucht bei uns typischerweise drei bis sechs Monate, einen klickbaren Prototyp mit Ihren Dokumentarten sehen Sie deutlich früher. Den Zeitplan legen wir vor Projektstart gemeinsam fest.
Was kostet ein Dokumentenmanagementsystem mit KI?
Die Kosten für ein Dokumentenmanagementsystem mit KI richten sich nach Umfang, Anzahl der Eingangswege und Schnittstellen sowie der Betriebsform. Im Projekt-Kalkulator erhalten Sie in rund drei Minuten eine erste Einschätzung, vor Projektstart ein festes Angebot.
[ 08 ] Passt dazu
Weitere Softwarelösungen
Viele Unternehmen kombinieren mehrere Bausteine. Alles greift ineinander, weil es aus einer Hand kommt.
Alle Softwarelösungen und ProjektbeispieleKI-Lösungen für Unternehmen
Projekt-Kalkulator Rund drei Minuten
Welche Dokumente würde Ihre Dokumenten-KI zuerst lesen?
Beschreiben Sie Ihr Vorhaben im Projekt-Kalkulator. Unverbindlich und ohne Konto, Antwort innerhalb von 24 Stunden.