Buchungsportal B2B-Buchung und Einsatzplanung
Ihr B2B-Buchungsportal: Firmenkunden buchen selbst, Sie bestätigen und planen
Mit einem eigenen B2B-Buchungsportal legen Ihre Firmenkunden Buchungen selbst an, mit Einsatzort, Uhrzeit je Tag, Personenzahl und Tätigkeit. Ihr Büro prüft, bestätigt per PDF und plant das Personal, ohne Anfragen aus E-Mails und Messengern abzutippen.
Individuell für Ihre Abläufe entwickeltIhre Kunden, Ihre Sätze, Ihr Erscheinungsbild
- Anfrage
- Bestätigt
- Geplant
- Erledigt
[ 01 ] Das Problem
Buchungen per E-Mail und Messenger, abgetippt von Hand
Firmenkunden schicken ihre Anfragen, wie es gerade passt: per E-Mail, per Messenger, am Telefon. Im Büro wird alles von Hand in die Planung übertragen, und genau dort entstehen die Fehler.
Der letzte Messetag endet früher, steht aber mit denselben Zeiten in der Planung. Ein Kunde bucht denselben Tag zweimal, weil zwei Ansprechpartner unabhängig voneinander anfragen. Und eine Stornierung kommt so spät, dass das Personal schon eingeplant ist. Jeder dieser Fehler kostet Geld oder Vertrauen.
Falsche Uhrzeiten
Zeiten hängen an der Buchung statt am einzelnen Tag. Abweichende Tage gehen beim Abtippen unter und fallen erst vor Ort auf.
Doppelte Buchungen
Zwei Ansprechpartner beim selben Kunden fragen denselben Einsatz an. Ohne Nummer und Status fällt das niemandem rechtzeitig auf.
Vergessene Stornos
Fristen stehen im Kleingedruckten, nicht an der Buchung. Späte Absagen werden erst bemerkt, wenn das Personal schon unterwegs ist.
Ein B2B-Buchungsportal nimmt den Übertrag aus dem Ablauf. Der Kunde trägt ein, das Büro prüft, und beide sehen denselben Stand.
[ 02 ] So funktioniert es
Vier Schritte von der Einladung bis zum geplanten Einsatz
Online-Buchung für Firmenkunden und Planung im Büro in einem System. Jede Angabe wird einmal erfasst und läuft von dort aus weiter.
Einladen
Ein Knopf im Büro startet das Onboarding. Der Kunde bekommt eine Einladung in Ihrem Erscheinungsbild, trägt seine Firmendaten ein und setzt sein Passwort.
Buchen
Der Kunde wählt einen gespeicherten Einsatzort und trägt je Tag Uhrzeit, Personenzahl und Tätigkeit ein. Das Portal warnt vor Doppelbuchungen, bevor abgeschickt wird.
Bestätigen
Das Büro prüft, ändert bei Bedarf und bestätigt. Die Auftragsbestätigung entsteht als nummeriertes PDF und geht automatisch an den Kunden.
Einsetzen
Aus der Buchung wird der Einsatzplan: Personal aus dem Pool nach Verfügbarkeit anfragen, Zusagen sammeln, erinnern, Stunden erfassen und abrechnen.
[ 03 ] Funktionen
Ein Buchungssystem für Dienstleister, das mitdenkt
Jede Funktion entsteht für Ihre Kunden, Ihre Sätze und Ihre Begriffe. Diese Bausteine setzen wir in Portalen dieser Art am häufigsten ein.
Rollen für Büro und Kunden
Das Büro sieht alles, jeder Firmenkunde nur seine eigenen Buchungen. Weitere Ansprechpartner beim Kunden bekommen eigene Unterzugänge.
Onboarding auf Knopfdruck
Einladung in Ihrem Erscheinungsbild mit einem Link, der nur einmal gilt und abläuft. Der Kunde ergänzt seine Daten, Ihr Büro wird informiert.
Einsatzorte des Kunden
Adressen mit Anfahrt, Parken, Personaleingang und Ansprechpartner vor Ort pflegt der Kunde einmal und wählt sie bei jeder Buchung aus.
Uhrzeit je Einsatztag
Jeder Tag hat eigene Zeiten, Personenzahl und Tätigkeit. Ein kürzerer letzter Messetag steht so in der Buchung wie in der Bestätigung.
Warnung bei Doppelbuchung
Gibt es für dieselbe Veranstaltung und denselben Tag schon eine Buchung, zeigt das Portal sie an, bevor eine zweite abgeschickt wird.
Status und Stornofrist
Von angefragt über bestätigt bis storniert. Die Stornofrist steht als Datum an der Buchung, danach sperrt das Portal den Selbstservice.
Änderungsverlauf
Wer hat wann welche Uhrzeit oder Personenzahl geändert? Jede Änderung wird festgehalten und ist im Streitfall nachvollziehbar.
Erinnerung vor dem Einsatz
Vor dem ersten Einsatztag erinnert das Portal von selbst. Vorlaufzeit und Empfänger, also Kunde, Büro oder beide, legen Sie fest.
Auftragsbestätigung als PDF
Aus der Buchung wird auf Knopfdruck eine nummerierte Bestätigung in Ihrem Erscheinungsbild, per E-Mail an den Kunden und dauerhaft abgelegt.
PDF-Vorlagen selbst bearbeiten
Text, Logo, Kopf und Fußzeile ändern Sie im Editor. Dynamische Felder wie Firma, Zeitraum oder Einsatzort setzen Sie per Klick, die Vorschau zeigt das Ergebnis.
Sätze und Preisschätzung
Satz je Kunde und Tätigkeit, Mindestzeit, Fahrtkostenpauschale und Zuschläge ergeben eine geschätzte Summe, bevor der Kunde abschickt.
Einsatzplanung mit Personalpool
Personal nach Verfügbarkeit einplanen, Zusage oder Absage per Klick, Briefing abrufen und Stunden erfassen, alles an der Buchung.
[ 04 ] Module
Module: Buchung, Auftragsbestätigung und Einsatzplanung
Das Portal wächst in Stufen. Sie starten mit dem Kern und ergänzen weitere Module, wenn der Betrieb danach fragt.
- Rollen und Unterzugänge
- Kundenstammdaten mit interner Notiz
- Onboarding per Einladung
- Einsatzorte
- Buchungen mit Dateianhängen
- Doppelbuchungswarnung
- Statusfluss und Stornofrist
- Änderungsverlauf
- Erinnerungen
- Auftragsbestätigung als PDF
- PDF-Vorlageneditor
- Sätze und Preisschätzung
- Rechnung und Export
- Briefingmappe
- Einsatzplanung und Zeiterfassung
- Auswertungen für das Büro
[ 05 ] Einsatz
Für wen sich ein B2B-Buchungsportal lohnt
Überall dort, wo Firmenkunden regelmäßig Personal oder Leistungen für bestimmte Tage, Zeiten und Orte buchen.
Eventpersonal
Firmenfeiern, Kongresse und Roadshows mit wechselnden Orten, Uhrzeiten je Tag und Briefings, gebucht direkt vom Firmenkunden.
Zeitarbeit und Personalvermittlung
Wiederkehrende Anforderungen von Stammkunden, Einsatzplanung aus dem eigenen Pool und Stundenerfassung als Grundlage der Rechnung.
Sicherheitsdienste
Objekt- und Veranstaltungsschutz mit Einsatzort, Zugang, Ansprechpartner vor Ort und klaren Fristen für Änderungen.
Reinigungsdienste
Sonder- und Zusatzreinigungen bucht der Kunde selbst, mit Ort, Zeitfenster und Hinweisen für das Team vor Ort.
Messeservice
Standpersonal und Service am Stand, mit Halle und Standnummer je Buchung und allen Unterlagen in der Briefingmappe.
Cateringpersonal
Service- und Küchenkräfte für Veranstaltungen, mit Personenzahl und Tätigkeit je Tag und einer geschätzten Summe vor dem Absenden.
[ 06 ] Anbindung und Sicherheit
Personaleinsatzplanung und Buchhaltung angebunden
Ein Buchungsportal arbeitet mit Daten Ihrer Firmenkunden und Ihres Personals. Deshalb planen wir Anbindung, Rechte und Datenschutz von Anfang an gemeinsam mit Ihnen.
Anbindung an Ihre Systeme
- Personaldisposition Ihre bestehende Software läuft auf Wunsch weiter und bekommt Buchungen per Export, bis die Einsatzplanung im Portal sie ablösen kann.
- Buchhaltung Rechnungen aus der Buchung mit fortlaufender Nummer und allen Pflichtangaben, dazu ein Export für die Steuerberatung.
- E-Mail Einladungen, Bestätigungen und Erinnerungen gehen von Ihrer Absenderadresse, in Ihrem Erscheinungsbild.
- Website das Portal bekommt eine eigene Adresse unter Ihrer Domain und wird aus Ihrer Website verlinkt.
- Auswertungen Kennzahlen je Kunde, Veranstaltung und Zeitraum, filterbar und als Export für Ihre Tabellenkalkulation.
Sicherheit und Datenschutz
- Betrieb auf Wunsch in Deutschland auf einem Server in Deutschland oder in Ihrem eigenen Rechenzentrum.
- Getrennte Daten je Firmenkunde jeder Kunde sieht nur seine eigenen Buchungen, Orte und Dokumente.
- Interne Notizen Notizen zu Kunden und Buchungen sieht nur Ihr Büro, nie der Kunde.
- Sichere Einladungen Einladungslinks gelten genau einmal und laufen nach einer festgelegten Zeit ab.
- Nachvollziehbar jede Änderung an einer Buchung wird mit Zeitpunkt und Person festgehalten.
[ 07 ] Ablauf
So entsteht Ihr Buchungsportal
Ein klarer Weg vom ersten Gespräch bis zum laufenden System, mit festem Angebot und Prototyp, bevor programmiert wird.
Erstgespräch
Sie schildern Ihre Abläufe, wir hören zu und stellen die richtigen Fragen. Danach wissen beide Seiten, welches Problem die Software zuerst lösen soll.
Antwort innerhalb von 24 StundenKonzept und Angebot
Wir beschreiben Module, Rollen und Schnittstellen und legen Umfang, Zeitplan und Budget gemeinsam und schriftlich fest.
Festes Angebot vor ProjektstartPrototyp und Entwicklung
Sie sehen früh einen klickbaren Prototyp mit Ihren Begriffen und begleiten jeden Entwicklungsschritt, bis die Lösung im Alltag trägt.
Klickbar, bevor programmiert wirdLaunch und Betreuung
Nach dem Start kümmern wir uns um Updates, Sicherheit, Backups und die nächsten Module, wenn Ihr Unternehmen wächst.
Wartung nach Bedarf
[ 08 ] Häufige Fragen
Fragen zum Buchungsportal
Ihre Frage ist nicht dabei?
Rufen Sie uns an oder schreiben Sie uns. Wir antworten innerhalb von 24 Stunden.
0211 38731419info@theoneagency.de
Projekt kalkulierenWas ist ein B2B-Buchungsportal?
Ein B2B-Buchungsportal ist eine Webanwendung, in der Firmenkunden Leistungen oder Personal online buchen, mit Ort, Einsatztagen, Uhrzeiten und Personenzahl. Das Büro prüft, bestätigt und plant, statt Anfragen aus E-Mails abzutippen. Beide Seiten sehen jederzeit denselben Stand.
Was unterscheidet ein B2B-Portal von einem Buchungstool für Privatkunden?
Firmenkunden haben mehrere Ansprechpartner, eigene Einsatzorte, vereinbarte Sätze und Fristen. Ein B2B-Portal bildet genau das ab: Unterzugänge, gespeicherte Orte, Preise je Kunde und Tätigkeit sowie Bestätigungen und Rechnungen mit allen Pflichtangaben.
Was ist Einsatzplanung, und wie hängt sie mit der Buchung zusammen?
Einsatzplanung heißt, gebuchte Einsätze mit passendem Personal zu besetzen. Im Buchungsportal wird aus jeder bestätigten Buchung ein Einsatz, für den Sie Personal aus Ihrem Pool nach Verfügbarkeit anfragen, Zusagen sammeln und später Stunden erfassen.
Können Kunden selbst stornieren?
Ja, bis zu einer Frist, die Sie festlegen. Die Frist steht als Datum und Uhrzeit an jeder Buchung, danach sperrt das Portal Änderung und Storno im Selbstservice. Ab dann greift nur noch Ihr Büro ein, mit Grund und interner Notiz.
Lässt sich das Portal an unsere Personaldisposition anbinden?
Ja. Buchungen lassen sich per Schnittstelle oder Export an Ihre bestehende Software übergeben. Wer möchte, löst sie später mit der Einsatzplanung im Portal ab, mit Personalpool, Verfügbarkeiten, Zusagen und Zeiterfassung.
Können wir die Auftragsbestätigung selbst gestalten?
Ja. Im Vorlageneditor bearbeiten Sie Text, Reihenfolge, Logo sowie Kopf und Fußzeile selbst und setzen dynamische Felder wie Firmenname, Zeitraum oder Einsatzort per Klick ein. Die Vorschau daneben zeigt sofort das fertige Dokument.
Wo laufen unsere Daten?
Auf Wunsch auf einem Server in Deutschland oder in Ihrem eigenen Rechenzentrum. Die Daten jedes Firmenkunden sind sauber getrennt, interne Notizen sieht nur Ihr Büro.
Wie lange dauert die Entwicklung eines Buchungsportals?
Das hängt davon ab, mit welchen Modulen Sie starten. Individuelle Software braucht bei uns typischerweise drei bis sechs Monate, einen klickbaren Prototyp mit Ihren Buchungsschritten sehen Sie deutlich früher. Module wie Rechnungen oder Einsatzplanung lassen sich später ergänzen.
Was kostet ein Online-Buchungssystem für Firmenkunden?
Die Kosten für ein Online-Buchungssystem für Firmenkunden richten sich nach Umfang, Anzahl der Module und Anbindungen an Ihre Systeme. Im Projekt-Kalkulator erhalten Sie in rund drei Minuten eine erste Einschätzung, vor Projektstart ein festes Angebot.
[ 09 ] Passt dazu
Weitere Softwarelösungen
Viele Unternehmen kombinieren mehrere Bausteine. Alles greift ineinander, weil es aus einer Hand kommt.
Alle Softwarelösungen und ProjektbeispieleApp-Entwicklung in Düsseldorf
Projekt-Kalkulator Rund drei Minuten
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