Außendienst-App Vom Einsatzort direkt zum Angebot
Ihre Außendienst-App: vor Ort erfassen, direkt anbieten
Mit einer eigenen Außendienst-App erfasst Ihr Team Räume, Maße, Messwerte und Fotos direkt am Einsatzort, auch ohne Netz. Daraus entstehen ein Bericht als PDF und ein Angebot, das Ihr Kunde über einen sicheren Link annimmt, ohne Login und ohne Rückruf.
Individuell für Ihre Abläufe entwickeltErfassung vor Ort auch ohne Netz
- Heute
- Auftrag
- Messwerte
- Bericht
[ 01 ] Das Problem
Vor Ort wird viel gesehen und wenig sauber festgehalten
Im Außendienst entstehen die wichtigsten Informationen: Maße, Schäden, Messwerte, Fotos. Festgehalten werden sie oft auf dem Block, in der Fotogalerie des Handys und in Notizen, die abends jemand abtippt.
Für den Betrieb heißt das: Berichte entstehen Tage später am Schreibtisch, Fotos lassen sich keinem Raum mehr sicher zuordnen, und das Angebot geht erst raus, wenn der Kunde schon nachgefragt hat. Jeder Übertrag von Hand ist eine neue Gelegenheit für einen Zahlendreher.
Alles wird doppelt erfasst
Maße und Messwerte stehen erst auf Papier und werden im Büro noch einmal abgetippt, mit allen Fehlern, die dabei entstehen.
Fotos ohne Zusammenhang
Viele Bilder im Handy, aber welches zeigt welchen Raum und welche Messstelle? Im Bericht fehlt am Ende genau diese Zuordnung.
Angebote kommen spät
Zwischen Termin und Angebot vergehen Tage. In dieser Zeit holt der Kunde oft schon ein zweites Angebot ein.
Eine Außendienst-App dreht die Reihenfolge um. Was vor Ort erfasst wird, ist sofort Bericht, Nachweis und Grundlage für das Angebot.
[ 02 ] So funktioniert es
Vier Schritte vom Aufmaß bis zum angenommenen Angebot
Die App führt Ihr Team durch den Termin. Alles, was vor Ort entsteht, landet direkt im richtigen Auftrag.
Anlegen
Der Auftrag entsteht auf dem Telefon, mit Kunde, Adresse und Objekt: Flächen, Etagen und Räume. Oder das Büro bereitet ihn vor und weist ihn dem Team zu.
Erfassen
Je Raum Maße, Fläche und Umfang, dazu Messwerte mit Methode und Einheit und Fotos in Serie. Jeder Schritt landet in der Zeitachse des Raums.
Berichten
Aus dem Auftrag wird auf Knopfdruck ein PDF-Bericht mit Kundendaten, Räumen, Messwerten und Fotos. Teilen oder herunterladen, noch vor Ort.
Anbieten
Aus denselben Daten entsteht das Angebot. Es geht per E-Mail an den Kunden, der es über einen sicheren Link ohne Login annimmt. Ihr Team erfährt es sofort.
[ 03 ] Funktionen
Was die Außendienst-Software vor Ort leistet
Jede Funktion entsteht für Ihre Abläufe, Ihre Begriffe und Ihre Formulare. Diese Bausteine setzen wir im Außendienst am häufigsten ein.
Auftrag mobil anlegen
Kunde, Adresse und Objektdaten wie Gesamtfläche, Etagen und Anzahl der Räume erfassen Sie direkt auf dem Telefon, ohne Umweg über das Büro.
Aufmaß mit Flächenberechnung
Breite, Länge und Deckenhöhe eingeben, Fläche und Umfang rechnet die App selbst. Räume lassen sich nach Etagen ordnen.
Zeitachse je Raum
Jede Messung und jede Maßnahme wird als Schritt festgehalten, in fester Reihenfolge. So ist später nachvollziehbar, was wann passiert ist.
Messwerte mit Methode
Feuchte, Temperatur oder andere Werte werden mit Methode, Einheit, Messstelle und Fläche wie Boden, Wand oder Decke gespeichert.
Kamera mit Serienbild
Mehrere Fotos in Folge aufnehmen, kurz prüfen und weiterarbeiten. Der Upload läuft im Hintergrund und wiederholt sich bei Abbruch von selbst.
Messgerät per Foto auslesen
Die App liest die Anzeige eines Messgeräts vom Foto ab. Den erkannten Wert passen Sie mit einem Feinrad an, bevor er übernommen wird.
PDF-Bericht mit Fotos
Kundendaten, Räume, Messwerte und Fotos in einem sauberen Bericht in Ihrem Erscheinungsbild, zum Teilen oder Herunterladen.
Angebot aus dem Auftrag
Positionen und Text werden aus den erfassten Daten vorbereitet und lassen sich anpassen. Das Angebot geht als PDF per E-Mail an den Kunden.
Annahme per sicherem Link
Der Kunde nimmt das Angebot über einen persönlichen Link an, ohne Konto und ohne Login. Ihr Team wird sofort benachrichtigt.
Zuweisung und Status
Aufträge werden Mitarbeitern zugewiesen und durchlaufen feste Status vom Entwurf bis zum Abschluss. Das Büro sieht jederzeit den Stand.
Offline-Warteschlange
Kein Netz im Keller? Einträge und Fotos bleiben auf dem Gerät und werden übertragen, sobald wieder eine Verbindung besteht.
Automationen mit Protokoll
Abläufe laufen nach festen Regeln, etwa eine Mail an die Bauleitung bei angenommenem Angebot. Jede Änderung steht im Protokoll.
[ 04 ] Module
Bausteine Ihrer Außendienst-App: Aufmaß, Fotos, Bericht, Angebot
Jeder Baustein ist für sich nutzbar. Sie starten mit dem, was Ihr Team morgen braucht, und ergänzen den Rest, wenn es so weit ist.
- Auftragsliste mit Suche
- Kunden- und Objektdaten
- Aufmaß mit Flächenberechnung
- Schritt-Zeitachse
- Messwerte
- Kamera mit Serienbild
- Hintergrund-Upload
- Messwerte per Foto
- PDF-Bericht
- Angebotserstellung
- Annahme per Link
- Team-Benachrichtigung
- Mitarbeiterzuweisung
- Offline-Warteschlange
- Workflow-Automationen
- Änderungsprotokoll
[ 05 ] Einsatz
Handwerker-App oder Service-App: für wen sich eine Außendienst-App lohnt
Überall dort, wo Teams vor Ort messen, dokumentieren und danach ein Angebot schreiben.
Sanierung und Trocknung
Feuchtemessungen je Raum und Messstelle, Schadensfotos und Maßnahmen in einem Bericht, der für Kunden und Versicherer nachvollziehbar ist.
Handwerksbetriebe
Als Handwerker-App für Aufmaß, Fotos vom Bestand und das Angebot noch am selben Tag, statt abends Notizen abzutippen.
Gutachter und Sachverständige
Befunde, Messwerte und Fotos strukturiert erfassen und daraus einen Bericht erzeugen, der jede Aussage mit Bild belegt.
Facility Management
Begehungen, Mängel und Zählerstände über viele Objekte hinweg festhalten, mit Zuweisung an das zuständige Team.
Montage und Installation
Aufmaß vor der Montage, Fotos vom Ergebnis danach. Der Kunde sieht, was vereinbart war und was geliefert wurde.
Service und Wartung
Wiederkehrende Einsätze mit festen Schritten, Messwerten und Nachweisen, damit jeder Techniker gleich dokumentiert.
[ 06 ] Anbindung und Sicherheit
Digitale Baustellendokumentation, sicher angebunden
Eine App für den Außendienst arbeitet mit Kundendaten, Fotos und Angeboten. Deshalb planen wir Anbindung, Speicherung und Zugriffe von Anfang an gemeinsam mit Ihnen.
Anbindung an Ihre Systeme
- Warenwirtschaft und Buchhaltung angenommene Angebote und erbrachte Leistungen lassen sich per Schnittstelle oder Export übergeben.
- Planung im Büro Aufträge werden im Büro vorbereitet und dem Team zugewiesen, der Stand kommt direkt aus der App zurück.
- E-Mail Berichte, Angebote und Benachrichtigungen gehen automatisch an die richtigen Empfänger.
- Messgeräte Werte werden per Foto ausgelesen, eine direkte Anbindung lässt sich ergänzen, sobald ein Gerät Daten liefert.
- Automationen jede Funktion ist als eigener Baustein aufrufbar, aus der App, aus Regeln oder aus anderen Systemen.
Sicherheit und Datenschutz
- Betrieb auf Wunsch in Deutschland auf einem Server in Deutschland oder in Ihrem eigenen Rechenzentrum.
- Eigener Zugang je Mitarbeiter Rollen legen fest, wer welche Aufträge sieht und bearbeitet.
- Sichere Kundenlinks Annahmelinks sind persönlich, laufen ab und gelten nur einmal.
- Nachvollziehbar Statuswechsel, Angebote und Annahmen werden mit Zeitpunkt und Person protokolliert.
- Fotos im Auftrag Bilder liegen zentral im System, nicht in privaten Fotogalerien der Mitarbeiter.
[ 07 ] Ablauf
So entsteht Ihre Außendienst-App
Ein klarer Weg vom ersten Gespräch bis zum laufenden System, mit festem Angebot und Prototyp, bevor programmiert wird.
Erstgespräch
Sie schildern Ihre Abläufe, wir hören zu und stellen die richtigen Fragen. Danach wissen beide Seiten, welches Problem die Software zuerst lösen soll.
Antwort innerhalb von 24 StundenKonzept und Angebot
Wir beschreiben Module, Rollen und Schnittstellen und legen Umfang, Zeitplan und Budget gemeinsam und schriftlich fest.
Festes Angebot vor ProjektstartPrototyp und Entwicklung
Sie sehen früh einen klickbaren Prototyp mit Ihren Begriffen und begleiten jeden Entwicklungsschritt, bis die Lösung im Alltag trägt.
Klickbar, bevor programmiert wirdLaunch und Betreuung
Nach dem Start kümmern wir uns um Updates, Sicherheit, Backups und die nächsten Module, wenn Ihr Unternehmen wächst.
Wartung nach Bedarf
[ 08 ] Häufige Fragen
Fragen zur Außendienst-App
Ihre Frage ist nicht dabei?
Rufen Sie uns an oder schreiben Sie uns. Wir antworten innerhalb von 24 Stunden.
0211 38731419info@theoneagency.de
Projekt kalkulierenWas ist eine Außendienst-App?
Eine Außendienst-App ist eine mobile Anwendung, mit der Mitarbeiter vor Ort Aufträge, Maße, Messwerte und Fotos erfassen. Die Daten landen sofort im System, statt später abgetippt zu werden. Daraus entstehen Berichte, Angebote und Nachweise für Ihre Kunden.
Funktioniert die App auch ohne Internet?
Ja. Einträge und Fotos werden auf dem Gerät zwischengespeichert und übertragen, sobald wieder Netz da ist. So arbeitet Ihr Team auch im Keller, im Rohbau oder auf dem Land ohne Unterbrechung weiter.
Auf welchen Geräten läuft die App?
Auf gängigen Smartphones und Tablets beider großen Betriebssysteme. Je nach Anforderung entsteht eine native App mit direktem Kamerazugriff oder eine Web-App, die ohne Installation im Browser läuft. Was besser passt, klären wir im ersten Gespräch.
Kann die App Messgeräte auslesen?
Die App kann die Anzeige eines Messgeräts per Foto auslesen. Den erkannten Wert prüft der Mitarbeiter und passt ihn bei Bedarf mit einem Feinrad an. Eine direkte Anbindung lässt sich ergänzen, wenn das Gerät seine Daten ausgibt.
Lässt sich die App an unsere Buchhaltung anbinden?
Ja. Angenommene Angebote, Leistungen und Berichte lassen sich über Schnittstellen oder Exporte an Buchhaltung und Warenwirtschaft übergeben. Weil jede Funktion als eigener Baustein entsteht, können auch andere Systeme Aufträge anlegen oder den Status abfragen.
Wo laufen unsere Daten?
Auf Wunsch auf einem Server in Deutschland oder in Ihrem eigenen Rechenzentrum. Fotos, Berichte und Angebote liegen dann zentral bei Ihnen und nicht verstreut auf privaten Geräten.
Wie lange dauert die Entwicklung einer Außendienst-App?
Das hängt vom Umfang ab, etwa davon, ob Angebote und Automationen gleich zum Start gehören. Individuelle Software braucht bei uns typischerweise drei bis sechs Monate, einen klickbaren Prototyp mit Ihren Formularen sehen Sie deutlich früher. Den Zeitplan legen wir vor Projektstart gemeinsam fest.
Was kostet eine Außendienst-Software?
Die Kosten für eine Außendienst-Software richten sich nach Umfang, Anzahl der Module und Anbindungen an Ihre Systeme. Im Projekt-Kalkulator erhalten Sie in rund drei Minuten eine erste Einschätzung, vor Projektstart ein festes Angebot.
[ 09 ] Passt dazu
Weitere Softwarelösungen
Viele Unternehmen kombinieren mehrere Bausteine. Alles greift ineinander, weil es aus einer Hand kommt.
Alle Softwarelösungen und ProjektbeispieleApp entwickeln lassen
Projekt-Kalkulator Rund drei Minuten
Was soll Ihre Außendienst-App vor Ort erfassen?
Beschreiben Sie Ihr Vorhaben im Projekt-Kalkulator. Unverbindlich und ohne Konto, Antwort innerhalb von 24 Stunden.